Um Roadmap Evolutivo desde o a era dos Relatórios até a do Gerenciamento da Performance

Seu sistema de Business Intelligence pode ser análogo a um mascote. Cabe a você definir se ele será um ramster ou uma tartaruga.

Não, não estamos falando da velocidade em obter os dados, mas sim na vida útil que o sistema terá. Uma tartaruga vive mais de cento e setenta anos(1), enquanto um ramster pode dar alegria a seu dono entre escassos doze e vinte e quatro meses(2). Este módulo trata de como estabelecer-se-á a relação entre o usuário de um sistema de informação e seu mascote.

Desde muito antes de terem inventado a ração para cães, o homem apóia-se em dados para a tomada de decisão. No caso de você estar num castelo e observar o inimigo se aproximando num claro dia de verão, a informação chega de maneira inequívoca, inexorável: se o seu vizinho trouxer lanças nas mãos no lugar de flores, parece que ele não veio para uma visita. Em outras situações, entender o que se passa para então tomar uma decisão requer muito mais análise e tempo do que se imagina. Que o diga Dom João quando decidiu abandonar Lisboa diante do ataque das tropas francesas. Diz-se que o monarca estaria muito mal assessorado e que Napoleão já encontrava-se nas ruas da metrópole lusitana quando a esquadra soltava as amarras no porto da cidade rumo ao Brasil.

Com o objetivo de alcançar melhor performance, as organizações esperam que a área de Tecnologia da Informação (TI) proporcione aos tomadores de decisão informação consistente, assertiva, que esteja alinhada com os processos e objetivos do negócio. Não é mais uma questão de se obter relatórios melhores ou mais rápidos. Estamos falando de se conseguir a informação certa para a pessoa certa na hora certa.

A facilidade em se obter as informações talvez seja o fator preponderante na decisão de criar-se um sistema de Business Intelligence (BI). Informação facilmente encontrada, à disposição de todos, com diferentes níveis de profundidade e organizada de maneira a torná-la compreensível sem grandes necessidade de correlação de dados é o sonho de qualquer tomador de decisão. Mas nem sempre isso é possível. O tempo que se dedica a encontrar, extrair, estabelecer relação e disponibilizar dados e a quantidade de vezes que esse trabalho é demandado são fortes indicativos da tarefa imperiosa de pensar-se na criação de um sistema que facilite essa operação. Em suma, se você recebe solicitação por relatórios ad hoc com frequência cada vez maior e não tem relatórios automatizados que tragam essa informação de forma simples, talvez seja hora de pensar em criar um sistema que o ajude na tarefa.

Muitas vezes, a demanda por informação é bastante semelhante, são solicitações repetitivas, mas o volume de informações a transacionar exige horas (ou dias!) de processamento. Esse é outro forte indício de que um BI poderia tornar as coisas mais fáceis para você.

Mas não se iluda. Assim como o gato ou o casal de carpas, um sistema de BI demanda cuidados. O número de pessoas envolvidas em sua manutenção, os custos envolvidos na sua montagem e operação são muito superiores aos de um dashboard, por exemplo. Ouvi de uma analista de sistemas certa vez que o tamanho do desconforto é um forte indicativo do momento de se pensar em abandonar uma solução pela outra. Inclusive porque a dor nos faz crescer. Dizem os experts no assunto, que a chance da demanda do cliente vir de forma clara, consistente, inequívoca é proporcional ao tamanho do sofrimento que esse usuário enfrenta na hora de obter as informações de que precisa.

Segundo a Ventana Research(3), existem quatro estágios de maturação para se utilizar sistematicamente a informação com vistas a se ganhar vantagem competitiva. Neste módulo também entenderemos como uma empresa sai do estágio tático, onde soluções básicas tem como foco departamentos ou grupos de usuários de negócio que são abastecidos com uma produção de relatórios ‘enlatados’ até atingir o grau de inovação, quando a informação é aplicada para continuamente mensurar e gerenciar a performance através da organização com todos os processos e as pessoas integradas de forma a diferenciá-la da concorrência.

(1) registrado para as tartarugas-de-Galápagos (Geochelone nigra spp)
(2) média para o hamster sírio (Mesocricetus auratus auratus)
(3) Building a Foundation for Successful Performance Management:
How Enterprise BI and Reporting Support Strategic Business Objectives (2007)